Il diagramma di affinità è uno strumento aziendale utilizzato per organizzare idee e dati. È uno dei sette strumenti di gestione e pianificazione. Le persone hanno raggruppato i dati in gruppi sulla base di relazioni naturali per migliaia di anni; tuttavia, il termine diagramma di affinità è stato ideato da Jiro Kawakita negli anni ’60 e viene talvolta definito come il metodo KJ.

Lo strumento è comunemente utilizzato nella gestione dei progetti e consente di classificare in gruppi un gran numero di idee derivanti dal brainstorming, in base alle loro relazioni naturali, per la revisione e l’analisi. È anche usato frequentemente nelle indagini contestuali come modo per organizzare appunti e approfondimenti dalle interviste sul campo. Può anche essere utilizzato per organizzare altri commenti a forma libera, come risposte a sondaggi aperti, registri delle chiamate di supporto o altri dati qualitativi.

Presentazione
Questo metodo, identificato dalle iniziali del suo autore, un antropologo giapponese, il Pr. Jirō Kawakita è molto usato nell’animazione dei gruppi di lavoro dopo la fase di ideazione o generazione di idee, per organizzare le idee e strutturarle per temi.

Il KJ consente di identificare l’origine di un problema sulla base dei fatti, per identificare le priorità.

Il KJ è un potente strumento per strutturare i dati del linguaggio, un metodo semplice per modellare chiaramente e raggruppare problemi complessi, idee, problemi o opinioni relativi a vari problemi e creare collegamenti tra loro.

Il diagramma KJ fa parte dei 7 strumenti di qualità o di gestione (chiamati “7M”) rilasciati nel 1976 dal giapponese, nonché il diagramma di Pareto, il diagramma causa-effetto, stratificazione, lista di controllo, istogramma, diagramma a dispersione, grafico / controllo grafico.

È un metodo utilizzato dai manager, che ha notevolmente contribuito alla ricchezza e all’organizzazione del pensiero collettivo e all’istituzione di un vero spirito di squadra, e soprattutto di un metodo sul campo.

In pratica, l’esercizio consiste nel rispondere a una domanda su carte o Post-it, avendo cura di avere solo una informazione per supporto. Quest’ultimo sarà quindi raggruppato per tema in cluster e ribattezzato da tutti gli attori per organizzare rapidamente le idee e strutturarle.

Nel 1990, il Prof. Shoji Shiba della Tsukuba University e il MIT svilupparono una versione più dettagliata, che chiamò il metodo LP di elaborazione del linguaggio.

Processi
Il diagramma di affinità organizza le idee con i seguenti passaggi:

Registra ogni idea su carte o appunti.
Cerca idee che sembrano essere correlate.
Ordina le carte in gruppi fino a quando tutte le carte sono state utilizzate.
Una volta che le carte sono state ordinate in gruppi, la squadra può ordinare grandi cluster in sottogruppi per semplificare la gestione e l’analisi. Una volta completato, il diagramma di affinità può essere usato per creare un diagramma di causa ed effetto.

In molti casi, i risultati migliori tendono a essere raggiunti quando l’attività è completata da un gruppo interfunzionale, compresi i principali soggetti interessati. Il processo richiede di essere profondamente immerso nei dati, che ha benefici oltre i risultati tangibili.

Fasi di costruzione del diagramma di fase
Per i diagrammi di affinità, sono presi i seguenti passi principali:

descrizione e formalizzazione del problema, al fine di stabilire l’argomento;
l’idea o la generazione di idee, che sono registrate su carte (carte);
idee di aggregazione (dai grafici) tra famiglie e titoli di denominazione per ciascun gruppo di grafici;
le relazioni tra tutti i record sono determinate;
mappatura (diagrammazione) per una visione globale;
valutazione e conclusione.
Il grafico di affinità è utile quando si affronta un argomento che non è ben compreso o in cui non si raggiunge alcuna conclusione. Può anche essere usato per determinare i probabili risultati di un problema da risolvere.

Descrizione dello stage
1. Identificare l’argomento che si propone di affrontare, gli obiettivi o il problema in questione.
2. I dati verbali relativi al tema o al caso proposti sono raccolti. I dati verbali sono fatti di fatti, ragionamenti, idee o opinioni risultanti da un processo di brainstorming o sessione organizzata dal project manager.
3. Creare schede dati (carte). Ogni data verbale (informazione) è scritta su un foglio di carta separato.
4. Organizzare le schede dati. Su un foglio di carta più grande, posiziona le schede dati in modo che non si sovrappongano l’una con l’altra.
5. Le carte affinità vengono create. A tale scopo, viene fornita un’etichetta (un’intestazione) per ciascun gruppo o cluster sotto forma di un titolo breve ma completo che si riferisce alle caratteristiche del gruppo. Questa nuova carta etichettata per un gruppo è chiamata una carta affinità.
6. Ordine in gruppi di carte affinità. Identificazione delle relazioni di affinità tra i gruppi costituiti. Aggregando i gruppi creati da più partecipanti, puoi vedere quanto è stretta la relazione tra i concetti.
7. Prepara il grafico di affinità che fornisce una visione globale del problema in modo dettagliato.
8. Infine, un processo di decisione / conclusione si svolge assumendo una ponderazione degli elementi del problema nella relazione.

I 5 passaggi chiave del metodo KJ
Il metodo ha 3 aspetti: un modello per la risoluzione dei problemi, un modello per la formulazione e l’analisi qualitativa dei dati e un nuovo concetto proattivo per la ricerca sul campo.

La base di realizzazione di un KJ è un ciclo, di 5 o 6 fasi, che può essere rinnovato fino alla soddisfazione. Saranno necessari due cicli per risolvere i problemi: il primo per definire il problema, il secondo per trovare la soluzione (s).

Ideazione
Tutti i fatti e le informazioni sono registrati su schede (o eventualmente post-it): – informazioni per mezzo, – dati reali, che possono essere verificati, importanti.

Gruppo e nome
– Le carte sono mescolate o maltrattate, quindi leggi attentamente. – Quindi le carte vengono ordinate e raggruppate quando sembrano appartenere allo stesso gruppo di informazioni. Il cluster così formato riceve un nome che viene scritto su una diversa mappa dei colori che viene posizionata sul cluster. – Questo processo di formazione di gruppo dovrà essere ripetuto fino a 9 cluster.

ridistribuzione
– A questo punto (in un lavoro di gruppo) le carte vengono recuperate dal facilitatore e ridistribuite in modo che non ritornino nelle mani della persona che le ha scritte. – Ogni carta verrà letta ad alta voce. Ogni contributore verificherà quindi se nella sua “mano” non è una carta che forma un “gruppo” con la carta che è stata appena letta. – Un nome sarà scelto con cura da grandi gruppi, né carte troppo vaghe né aggregate che lo costituiscono, il più preciso possibile.

Mappatura di una panoramica
Ora che le informazioni sono raggruppate in un massimo di 9 gruppi, ognuno costituito da sottogruppi, sottogruppi secondari … passare alla fase di definizione della presentazione di questo set di dati in una forma visiva – su un grande foglio di carta attaccato a un muro in un apposito posto per il tempo che risolverà il problema, – in modo armonioso. Come nella mind mapping, questa mappatura permetterà a tutti di avere una visione globale del problema oltre che dettagliata. Il motivo per cui il numero di cluster finali non deve superare 9 è che il nostro cervello non può elaborare in media 7 ± 2 pezzi di informazione.

Spiegare
Ognuno esprimerà ciò che sentirà leggendo questa carta, conservandola per iscritto, prestando attenzione a distinguere i fatti dall’interpretazione che lui / lei fa. Questo passaggio potrebbe richiedere diversi giorni.

Le idee per le soluzioni sono spesso trovate e sviluppate spiegando la struttura del problema.