O diagrama de afinidade é uma ferramenta de negócios usada para organizar ideias e dados. É uma das sete ferramentas de gerenciamento e planejamento. As pessoas têm agrupado dados em grupos baseados em relacionamentos naturais há milhares de anos; no entanto, o termo diagrama de afinidade foi criado por Jiro Kawakita na década de 1960 e às vezes é chamado de Método KJ.

A ferramenta é comumente usada no gerenciamento de projetos e permite que um grande número de ideias, provenientes do brainstorming, sejam classificadas em grupos, com base em seus relacionamentos naturais, para revisão e análise. Também é freqüentemente usado na investigação contextual como uma maneira de organizar anotações e insights de entrevistas de campo. Ele também pode ser usado para organizar outros comentários de forma livre, como respostas abertas a pesquisas, registros de chamadas de suporte ou outros dados qualitativos.

Apresentação
Este método, identificado pelas iniciais de seu autor, um antropólogo japonês, Pr. Jirō Kawakita, é muito freqüentemente usado na animação dos grupos de trabalho após a fase de ideação ou geração de idéias, para organizar as idéias e estruturá-las por temas.

O KJ permite identificar a origem de um problema com base nos fatos, para identificar prioridades.

O KJ é uma ferramenta poderosa para estruturar dados de linguagem, um método simples para modelar e agrupar problemas complexos, idéias, questões ou opiniões relacionadas a vários problemas e criar links entre eles.

O diagrama KJ é parte das 7 ferramentas de qualidade ou gestão (chamadas “7M”) lançadas em 1976 pelos japoneses, assim como o diagrama de Pareto, o diagrama de causa-efeito, estratificação, lista de verificação, histograma, gráfico de dispersão, gráfico / controle gráfico.

É um método utilizado pelos gestores, que contribuiu grandemente para a riqueza e organização do pensamento coletivo e o estabelecimento de um verdadeiro espírito de equipe, e especialmente um método de campo.

Na prática, o exercício consiste em responder uma pergunta em cartões ou Post-it, tomando cuidado para ter apenas uma informação por suporte. Estes serão então agrupados por temas em clusters e renomeados por todos os atores, a fim de organizar rapidamente as idéias e estruturá-las.

Em 1990, o Prof. Shoji Shiba, da Universidade de Tsukuba e do MIT, desenvolveu uma versão mais detalhada, que ele chamou de método Language Processing LP.

Processo
O diagrama de afinidade organiza ideias com as seguintes etapas:

Registre cada ideia em cartões ou notas.
Procure ideias que pareçam estar relacionadas.
Ordene os cartões em grupos até que todos os cartões tenham sido usados.
Uma vez que os cartões tenham sido classificados em grupos, a equipe pode classificar clusters grandes em subgrupos para facilitar o gerenciamento e a análise. Depois de concluído, o diagrama de afinidade pode ser usado para criar um diagrama de causa e efeito.

Em muitos casos, os melhores resultados tendem a ser alcançados quando a atividade é completada por uma equipe multifuncional, incluindo os principais interessados. O processo exige que você fique profundamente imerso nos dados, o que traz benefícios além dos resultados tangíveis.

Etapas de construção do diagrama de fases
Para os diagramas de afinidade, as seguintes etapas principais são tomadas:

descrição e formalização do problema, a fim de estabelecer o tema;
a ideia ou geração de ideias, que são gravadas em cartões (cartões);
agregar idéias (de gráficos) entre famílias e nomear títulos para cada grupo de gráficos;
relacionamentos entre todos os registros são determinados;
mapeamento (diagramação) para uma visão global;
avaliação e conclusão.
O gráfico de afinidade é útil ao abordar um tópico que não é bem compreendido ou no qual nenhuma conclusão é alcançada. Também pode ser usado para determinar os resultados prováveis ​​de um problema a ser resolvido.

Descrição do estágio
1. Identifique o tópico que se propõe abordar, os objetivos ou o problema envolvido.
2. Os dados verbais relacionados ao tema ou caso proposto são coletados. Os dados verbais consistem em fatos, raciocínios, idéias ou opiniões resultantes de um processo de brainstorming ou sessão organizada pelo gerente de projeto.
3. Crie cartões de dados (cartões). Cada data verbal (item de informação) é escrita em um pedaço de papel separado.
4. Organize cartões de dados. Em uma folha de papel maior, coloque os cartões de dados para que eles não se sobreponham uns aos outros.
5. Cartões de afinidade são criados. Para este propósito, um rótulo (um cabeçalho) é dado para cada grupo ou grupo na forma de um título curto, mas completo, referindo-se às características do grupo. Esse novo cartão rotulado para um grupo é chamado de cartão de afinidade.
6. Ordene em grupos de cartões de afinidade. Identificando as relações de afinidade entre os grupos constituídos é feita. Ao agregar os grupos criados por vários participantes, você pode ver o quão perto está a relação entre os conceitos.
7. Prepare o gráfico de afinidade que fornece uma visão global do problema tão detalhado.
8. Finalmente, um processo de decisão / conclusão ocorre, assumindo uma ponderação dos elementos do problema no relacionamento.

Os 5 principais passos do método KJ
O método tem 3 aspectos: um modelo para resolução de problemas, um modelo para a formulação e análise de dados qualitativos e um novo conceito proativo para pesquisa de campo.

A base da realização de um KJ é um ciclo de 5 ou 6 etapas, que pode ser renovado até a satisfação. Dois ciclos serão necessários na resolução de problemas: o primeiro a definir o problema, o segundo a encontrar a (s) solução (ões).

Ideação
Todos os fatos e informações são registrados em cartões (ou possivelmente no pós-teste): – informações por meio, – dados factuais, que podem ser verificados, importantes.

Grupo e nome
– As cartas são misturadas ou maltratadas, depois leia atentamente. – Então os cartões são classificados e agrupados quando parecem pertencer ao mesmo grupo de informações. O cluster assim formado recebe um nome que é escrito em um mapa de cores diferente que é colocado no cluster. – Este processo de formação de grupo terá que ser repetido até 9 clusters.

Redistribuição
– Neste momento (em um trabalho de equipe) os cartões são recuperados pelo facilitador e redistribuídos de forma que eles não retornem às mãos da pessoa que os escreveu. – Cada cartão será lido em voz alta. Cada colaborador irá então verificar se na sua “mão” não existe um cartão que forma um “grupo” com o cartão que acabou de ser lido. – Um nome será escolhido cuidadosamente por grandes aglomerados, nem cartas muito vagas nem agregadas, o mais preciso possível.

Mapeando uma visão geral
Agora que a informação é agrupada em até 9 grupos, cada um consistindo de subgrupos, sub-subgrupos … move-se para a etapa de definição de apresentar este conjunto de dados em uma forma visual – em uma grande folha de papel presa a uma parede em um dedicado lugar para o tempo que resolverá o problema – de uma maneira harmoniosa. Como no mapeamento mental, esse mapeamento permitirá que todos tenham uma visão global do problema, além de detalhados. A razão pela qual o número de clusters finais não deve exceder 9 é que nossos cérebros não podem processar em média 7 ± 2 informações.

Explicar
Todos expressarão o que sentem lendo este cartão, mantendo-o por escrito, prestando atenção para distinguir os fatos da interpretação que ele faz. Este passo pode demorar vários dias.

Idéias para soluções são freqüentemente encontradas e desenvolvidas, explicando a estrutura do problema.